Informasi Umum

Sistem Informasi Persuratan atau Office Automation (OA) adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola dan memonitor proses tata persuratan dinas di Universitas. Tujuannya dari OA ini adalah untuk memudahkan pengelolaan, penanganan, dan pelacakan dokumen-dokumen resmi dan komunikasi internal (manajemen disposisi) di Universitas.

Berikut adalah beberapa komponen dan fitur umum dari OA:

1. Manajemen dan Akses Pengguna:

   • Sistem memiliki fitur untuk mengelola hak akses pengguna. Ini memastikan bahwa hanya orang-orang yang berwenang yang dapat mengakses dan memanipulasi informasi dalam sistem ini.

2. Pengelolaan Surat Masuk:

   • Sistem ini memungkinkan untuk mendaftarkan dan mencatat surat yang masuk ke Universitas. Setiap surat diberi nomor agenda dan informasi terkait seperti asal surat, tanggal masuk, dan informasi lainnya terkait surat tersebut.

3. Pengelolaan Surat Keluar:

   • Sistem memudahkan pembuatan, pendaftaran, dan penyimpanan surat-surat yang dikirim keluar oleh Universitas. Informasi yang tercatat meliputi nomor surat, penerima, tanggal pengiriman, dan isi surat.

4. Penelusuran Surat:

   • Sistem menyediakan alat pencarian atau penelusuran yang untuk mencari surat berdasarkan kriteria tertentu seperti nomor agenda, nomor surat, tanggal, perihal, atau pengirim.

5. Manajemen Disposisi:

   • Sistem memungkinkan untuk menetapkan penanggung jawab atau departemen yang bertanggung jawab untuk menangani setiap surat.

6. Integrasi dengan Sistem Lain:

   • Sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti sistem informasi remunerasi sebagai salah satu suplier data terutama untuk surat tugas dan surat keputusan.

OA diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam manajemen surat-menyurat di Universitas. Hal ini juga dapat membantu dalam mematuhi prosedur hukum dan kebijakan internal terkait dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen.